Большинство офисных сотрудников хотели бы оказаться в кресле руководителя, но они даже не представляют, с какими трудностями придется столкнуться и сколько всего взвалить на себя. Тут нужны железные нервы, потому как многозадачность требует быстрого переключения, за всем не угнаться. А про личную жизнь тогда и вовсе забыть?
Оказывается, можно все успеть, главное - правильно расставить приоритеты и не отвлекаться по мелочам. Хотите избавиться от ежедневного «мусора», который препятствует достижению намеченных целей? Тогда оптимизация времени вам в помощь! В интервью с Ольгой Чигриной, специалистом по оптимизации бизнес-процессов с более чем 16-летним опытом – советы по прописыванию задач, правильной расстановке приоритетов и планировании личного времени.
- Ольга, кто Вы по специальности и чем сейчас занимаетесь?
У меня высшее фармацевтическое образование, я провизор. Второе образование связано с логистикой и экономикой. Сегодня я занимаю должность директора по маркетингу и развитию в фарм-компании. Помимо маркетинга, я занимаюсь оптимизацией бизнес-процессов, связанных с управлением продажами, ассортиментом, персоналом, мотивацией.
- С какими проблемами чаще всего сталкиваются компании?
Одной из острых проблем, с которой сталкиваются многие компании - это персонал. Очень сложно создать слаженную, эффективную, команду, которая будет заинтересована в движении вперед, в развитии компании. В любой отрасли ощущается жесткий дефицит профессионалов. Как правило, это либо люди старой закалки, которые привыкли отсиживаться на работе, либо поколение Z (молодежь), которое не умеет работать на долгосрочных проектах. И руководителю очень важно суметь создать коллаборацию, которая позволит достигнуть максимальной командной работы.
- Скажите, что сейчас взяло верх в бизнесе: авторитаризм или демократия?
На уровне топ-менеджмента нужно использовать коллективный мозговой штурм, то есть демократию, а что касается стратегического планирования, то без авторитарности никуда. В какой-то степени я за иерархию, но в проектах придерживаюсь матричного взаимодействия.
- Какие советы можете дать по тайм-менеджменту для руководителей?
На сегодняшний день каждый топ-менеджер сталкивается с многозадачностью, и это очень сильно изматывает, происходит профессиональное выгорание. Чтобы его избежать, нужно вводить правильное планирование дня.
У меня на начало каждой недели и каждого рабочего дня есть четкое понимание того, как будет выстраиваться мой день. Это помогает мне сократить время зависания за почтой, чашкой кофе, утренними новостями. На каждый день я прописываю 3 задачи, которые необходимо выполнить, выделяю определенное время.
Все задачи я делю по категориям: важные, те, которые могут подождать, те, которые я могу делегировать и те, к которым я могу не обращаться.
- На какие задачи больше всего тратится времени?
Это рутина и горящие задачи, которые ты в какой-то момент запустил. У меня много времени уходит на распределение задач между сотрудниками. Если сотрудник не выполнил задание вовремя, то причина кроется в руководителе, значит, были неверно обозначены задания и цели.
- Как Вы относитесь к работникам на удаленном доступе?
Работая в крупных компаниях, мне не доводилось прибегать к услугам фрилансеров. В корпорациях работают с крупными агентствами, и на это есть ряд своих причин: от оформления документов до больших объемов услуг.
А вот в личной жизни опыт есть - и опыт, я бы сказала, положительный. Осознанный подход и понимание всех рисков помогает получить конечный результат, при котором и я, как заказчик, и фрилансер, как исполнитель, закончив проект, остаются в хороших отношениях.
- Какими личными наработками можете поделиться?
Да, вот как раз о личном мы и забываем. В первую очередь, в Вашем планере должны быть разнесены внерабочие планы, которые помогают Вам поддерживать здоровую форму, благоприятную семейную атмосферу и способствуют саморазвитию.
Мы всегда хотим получать эффективность от подчиненных, но забываем о своей. Я на каждый месяц прописываю все свои спортивные занятия, тренинги, если есть необходимость, то и медицинские процедуры.
Также я прописываю планы на год: рабочие, семейные, интеллектуальные. В конце года подвожу итоги. Желаю, чтобы в Новом году все Ваши планы осуществились, а для этого, обязательно пропишите их, пока не поздно!