Как часто мы тратим рабочее время впустую, просиживая в интернете или отвлекаясь на всякие мелочи, которые и внимания нашего не стоят?
А ведь на самом деле, мы даже не представляем, сколько всего полезного можно сделать за целый день. О том, как правильно распределять свои задачи и продуктивно выстроить рабочий график - в интервью с Ольгой Шестопаловой, консультантом по оптимизации рабочих процессов и организации дел для фриланса и малого бизнеса.
- Ольга, можно ли все успеть?
"Успеть всё" - это состояние! Практика показывает, далеко не всегда список выполненных дел на день даёт ощущение, что всё успела. Тогда возникает вопрос: "А что же дает?" Расскажу несколько историй, которые помогут ответить на этот вопрос.
У меня есть клиентка Таня, у которой своя аудиторская компания, однако ко мне она пришла с состоянием "ничего не успеваю". Выяснилось, что она делала накануне всё что угодно, только не «горящие» задачи. Мы с ней выгрузили всё на бумагу, и с помощью простой техники определили приоритеты. В итоге, то самое «горящее» - это две важные задачи, которые Таня откладывала на потом, потому что они были рутинными и неинтересными. Оказалось, что решение задач можно было делегировать помощнику, что Таня благополучно и сделала.
Другая моя клиентка, Светлана, создаёт нереальные кондитерские шедевры. Перед сном ее посетила креативная идея, а наутро она уже не могла ее вспомнить. Конечно, она знала, что идеи надо фиксировать, записывать сразу куда-нибудь, что в телефоне есть диктофон, но до нашей встречи этого не делала. Когда, наконец, начала разгружать голову, а диктофон в телефоне стал лучшим инструментом-помощником, то состояние "успела главное" она стала ощущать чаще.
Известный физик, Адриан Бежан, изучил проблему «непостоянства» времени. Согласно выводам, восприятие времени основывается на внешних стимулах и зависит от того, что мы видим вокруг. Сутки длятся 24 часа. Но физическое время не совпадает с субъективным. Ваше восприятие времени отличается от восприятия другого человека.
А вот Эндрю Смарт, нейрофизиолог, выявил, что поразительная активность мозга возникает только тогда, когда мы ничего не делаем. Тогда мысли зачастую приходят к нам из глубин бессознательного.
Когда я нахожусь в моменте «здесь и сейчас», не отвлекаюсь ни на что, то к концу дня создаётся ощущение, что за день так много событий произошло, столько всего было, что успела всё и немножко больше.
- Как быстро можно получить ожидаемый результат?
Это должно войти в привычку. В случае с Татьяной, это длилось 2 дня. Как только ты почувствуешь, что становишься свободным, тогда это легче превратить в привычку. Очень важно научиться концентрироваться на чем-то определенном.
Если много рутинной работы и сконцентрироваться намного сложнее - тогда я использую таймер. Мне помогает звук отсчета времени, который тикает на таймере. Как только замечаешь, что время подходит к концу, концентрация усиливается. Используя этот метод, можно в два раза быстрее выполнить задание.
Конечно, все приходит с опытом, не с первого раза все получается, но со временем мы доходим до того, что четко вкладываемся в отведенное время.
- Как Вы считаете, реально ли все успеть одновременно? Или все же лучше решать задачи по порядку, используя таймер?
Многозадачность неэффективна: если делать частые переключения между задачами, это съедает 30 % времени. Даже, если человек ас в своей работе, и для него, казалось бы, несложно перейти от одного дела к другому, все равно затрачивается время на переключение.
Мамочки, которые работают на фрилансе, не любят таймер. Я их прекрасно понимаю, ребенок забирает на себя много времени, при таких условиях трудно отследить свою продуктивность, но все же, нужно стараться это делать.
Поделюсь с Вами более продвинутым методом: есть такие программы, в которых можно отмечать причины, которые отвлекают от работы, а потом, на фоне этого, провести анализ.
Людям, которые любят "зависать" в интернете, я тоже рекомендую пользоваться таймером. Я даю себе 15-20 минут, читаю новости, отвечаю, делюсь комментариями, по истечению времени, выхожу и выключаю все уведомления.
Как только возникает желание воспользоваться интернетом, обязательно нужно знать ответы на вопросы: «Для чего мне это нужно? Зачем я это делаю?»
В случае, если мы изучаем что-то новое, я советую выделять 30 минут на интернет-сёрфинг. Дело в том, что если за это время мы ничего не добились, то дальше просто нет смысла тратить время, оно уходит впустую.
- Что означает принцип: "Оставьте брезгливость, съешьте лягушку"?
Как говорит Брайан Трейси: "Составив план на день, сначала съешьте лягушку". Лягушка - это рутинная работа, которую мы откладываем на потом. Нужно этих лягушек найти и подумать, как от них избавиться.
Очень важно поддерживать свое физическое состояние, так как усталость сильно сказывается на работоспособности.
Сон - неотъемлемый инструмент рабочего прогресса. За час до сна нужно выключить все устройства, не есть и послушать приятную музыку или помедитировать. Обязательно нужно выстроить и зафиксировать планы на следующий день, тогда будет стимул пораньше встать и не валяться в кровати без дела.
Однако эти советы не панацея для решения всех вопросов с планированием времени. Что подойдёт одному, может не дать результат для другого. Как говорится, каждому - своё. Если человек с чем-то систематически не справляется, мой совет - нужно идти к профессионалу, он найдет индивидуальный подход.
Facebook: @olga.shestopalova.92